Aracılarla çalışırken nelere dikkat etmeli

Aracı seçimi, dosyanın güvenliğiyle ilgili bir karar.

Üç uyarı işareti

• Sonuç taahhüdü — kararı veren makamdır; hiçbir aracı onu bağlayamaz. Sahte belge teklifi
• Yazılı teklif vermemek — kapsam ve bedel yazılı olmalı.
• Veri sorusuna cevap verememek — belge ne kadar saklanacak, kimlerle paylaşılacak.

ÖnemliSorulacak üç soru

1. Hangi belgeler gerçekten gerekli?
2. Belgem ne kadar süre saklanacak?
3. Çeviri hangi yetkiyle yapılacak? Çeviriniz kimde yapılmalı

DikkatMakine çeviri

Belgeniz hiçbir ücretsiz makine çeviri servisine yüklenmemeli. Makine çevirisi

Veri asgariliği

Belgenizi kime verirsiniz

Yetkili makam

Bazı işlemleri yalnız siz ya da yetkili bir vekil yapabilir. Vekâletle iş yürütmek

Yazılı teklifte ne aranır

Bir aracıdan alınacak yazıda şunlar bulunmalıdır: hangi işlerin yapılacağı ve yapılmayacağı, hangi belgelerin isteneceği, teslim süresi, iletişimin nasıl yürüyeceği ve belgelerin ne kadar süre saklanacağı. Yapılmayacak işlerin de yazılması en az diğeri kadar önemlidir, çünkü sonradan çıkan anlaşmazlıkların çoğu buradan doğar. Yazıda sonucun garanti edildiğine dair bir ifade varsa bu bir uyarıdır; kararı veren makamdır. Ücretlendirme koşulları da aynı yazıda yer alır ve sonradan sözlü olarak değiştirilmez.

İş bittikten sonra

İş tamamlandığında iki talep hakkınız kalır. Birincisi asılların iadesidir: hangi belgelerin verildiği alındı kâğıdından karşılaştırılır ve eksik varsa hemen bildirilir. İkincisi kayıtların durumudur; saklama yükümlülüğü bulunmayan kopyaların silinmesi ya da imha edilmesi istenebilir. Talep yazılı yapılır ve yanıt saklanır. Aracının size ilettiği makam yazışmalarının örnekleri de alınır, çünkü dosya sonradan başka bir işlemde kullanılabilir ve yazışmanın tamamı yalnız sizde bulunmalıdır.