E-posta ile gelen makam yazısı
Makamlar çoğu işlemi yazılı postayla yürütür. E-posta ile gelen yazı ayrıca doğrulanır.
Gelen kutusundaki yazı gerçek mi?
Neden şüphe
Resmî işlemlerin çoğu yazılı biçim şartına tabidir ve postayla yürür. Yazılı biçim şartı
Kontrol edilecekler
- Gönderen alan adının kurumla uyumu.
- Dosya numarasının mevcut dosyayla eşleşmesi.
- Ödeme ya da bilgi talebinin olağan dışı olup olmadığı.
DikkatBağlantıya tıklamadan
Ödeme ya da giriş isteyen bağlantılar kullanılmaz; kurumun kendi kanalından girilir.
İlgili
İsteyen yetkili mi · E-posta ile göndermek
Makamlar elektronik postayı nasıl kullanır
Kurumlar elektronik postayı çoğunlukla bilgilendirme ve ön yazışma için kullanır: randevu hatırlatması, eksik belge bildirimi, bir sorunun yanıtı. Süre başlatan kararlar ise kural olarak yazılı biçimde ve postayla gönderilir, çünkü tebliğin yapıldığının kanıtlanması gerekir. Bazı kurumların kendi elektronik başvuru sistemleri vardır ve yazılar oraya bırakılır; o hâlde gelen bildirim yalnız haber verir, belgenin kendisi sistemdedir. Bu ayrım bilindiğinde, karar niteliğinde bir yazının sıradan bir elektronik postayla gelmesi ayrıca sorgulanır.
Yanıt verirken
Elektronik postayla yanıt verirken yalnız istenen belge eklenir ve konu satırına dosya numarası yazılır. Hassas belgeler doğrudan eklenmez; parola korumalı bir dosya hâline getirilir ve parola başka bir kanaldan iletilir. Eski yazışmalar zincire eklenmişse, içinde başkalarına ait bilgi bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Gönderim sonrası gelen kutusunda bir teyit yoksa, belgenin ulaşıp ulaşmadığı ayrıca sorulur. Süre söz konusuysa elektronik posta tek başına yeterli sayılmaz ve aynı belge yazılı olarak da gönderilir.