Alman belgesindeki güvenlik unsurları

Belgenin gerçekliği çoğu zaman metninde değil, kâğıdında.

Sık rastlanan unsurlar

• Filigran — ışığa tutulunca görünür.
• Güvenlik ipliği — kâğıdın içinde.
• Kabartma mühür — elle hissedilir.
• Hologram — kart biçimli belgelerde.
• UV altında görünen baskı.

DikkatHepsi kopyada kaybolur

Bu unsurların hiçbiri fotokopide ya da taramada görünmez. "Belge gerçek ama kopyası kabul edilmiyor" durumunun teknik açıklaması budur. Kabartma mühür

ÖnemliNe yapılmalı

Onaylı kopya çıkarılır: onaylayan makam aslı gördüğünü şerhinde belirtir. Asıl ile onaylı kopya

Belge yıprandıysa

Laminasyon yapılmış ya da üzerine yazılmış belge geçersiz sayılabilir; resmî belgeler laminasyona sokulmaz.

Çeviride

Güvenlik unsurları çevrilmez ama varlıkları not edilebilir. Mühür metni

Kart biçimli belgelerde

Kimlik, oturum ve sürücü belgeleri kâğıt değil kart biçimindedir ve güvenlik unsurları farklıdır: yüzeyde açıya göre değişen desenler, gömülü fotoğraf, lazerle işlenmiş yazılar ve çoğunda bir yonga bulunur. Yonga, üzerindeki bilgilerin elektronik olarak okunmasını sağlar ve fiziksel olarak zarar görürse kart yenilenir. Bu kartlar delinmez, üzerine yazılmaz, kılıfsız olarak anahtarlıkla bir arada taşınmaz. Fotokopisi çoğu işlem için yeterli değildir; kart görülerek kontrol edilir ve gerekiyorsa taraması dosyaya konur.

Güvenlik unsuru taşımayan belgeler

Bugün pek çok resmî belge sıradan kâğıda basılır ve hiçbir fiziksel güvenlik unsuru taşımaz: kurumlardan alınan dökümler, kararlar, yazışmalar ve elektronik ortamda üretilen belgeler. Bunlarda güvence başka yerden gelir; belgenin üzerindeki doğrulama kodu, dosya numarası ve kurumun kendi kaydı. Böyle bir belgeyi değerlendirirken filigran aramak yanlış yönlendirir. Gerçeklik, kurumun kaydından teyit edilerek anlaşılır. Bu yüzden elektronik belgelerde asıl dosyanın saklanması, kâğıt belgelerde aslın saklanması kadar önemlidir.