Original, beglaubigte Kopie ve einfache Kopie

Üç ayrı şey ve aralarındaki fark, dosyanın kabul edilip edilmemesini belirliyor.

Üçü

• Original — asıl nüsha; mühür ve imza üzerindedir.
• Beglaubigte Kopie — aslına uygunluğu onaylanmış suret.
• Einfache Kopie — sıradan fotokopi; tek başına hükümsüzdür.

DikkatEn sık ret sebebi

Sıradan fotokopi gönderilmesi. Makam "onaylı biçimde sunulmamıştır" der ve dosya durur. Belgeler onaysız gerekçesi

ÖnemliSicilden çıktı ayrı bir kategori

Sicilden alınan onaylı çıktı fotokopi değildir; doğrudan kayıttan üretilmiş resmî nüshadır ve ayrıca onaylanmasına gerek yoktur. Suret, çıktı, fotokopi

Onayı kim yapar

Yazıda amtlich geçiyorsa kamu dairesi yeterlidir ve ucuzdur; notariell geçiyorsa noter gerekir. Hangi onay

Güvenlik unsurları

Kabartma mühür fotokopide kaybolur; bu yüzden bazı belgeler asıl olarak istenir. Gerçek belgede ne bulunur

Aslın istendiği durumlar

Makam aslı şu hâllerde ister: belgenin güvenlik unsurlarının incelenmesi gerekiyorsa (kabartma mühür, hologram, güvenlik ipliği, ultraviyole altında görünen baskı, filigran), belge tek nüsha ve yeniden üretilemiyorsa (tören belgeleri, eski belgeler), belge makama teslim edilip dosyada kalacaksa (vize başvurusunda pasaport, vatandaşlığa alınmada eski kimlik) ya da belgenin sahteliği şüphesi varsa. Fotokopide kaybolan unsurlar, sahtecilik denetimini imkânsız kılar ve bu yüzden onaylı kopya bile bazı işlemlerde yetmez. Teslim edilen asıl, işlem bitince iade edilir; iade talebi yazılı yapılır ve alındı belgesi saklanır. Bazı makamlar aslı görür, kopyaya “aslı görülmüştür” kaşesi basar ve aslı hemen iade eder; bu yol, posta riskini ortadan kaldırır ve randevu gerektirir.

Türkiye’den asıl göndermek

Diploma, ustalık belgesi ve eski nüfus belgeleri gibi yeniden üretilmesi zor asılların Türkiye’den Almanya’ya postayla gönderilmesi risklidir; kaybolan belge için ikinci nüsha alınabilse de süre kaybı büyüktür. Güvenli yol, Türk noterinden onaylı kopya alıp apostil vurdurmak ve aslı Türkiye’de saklamaktır; makam aslı görmekte ısrar ederse Türkiye’deki Alman konsolosluğunda gösterilir ve konsolosluk kopyayı onaylar. Kargo kullanılıyorsa sigortalı ve takip numaralı gönderi seçilir ve belgenin taranmış kopyası saklanır. e-Devlet barkodlu belgeler için asıl kavramı yoktur; çıktı yeniden alınabilir. Çeviride “Original” için “asıl”, “beglaubigte Kopie” için “onaylı kopya”, “einfache Kopie” için “basit kopya (fotokopi)”, “Original hat vorgelegen” için “aslı görülmüştür”, “Rückgabe des Originals” için “aslın iadesi” kullanılır.