Belgeyi isteyen kişi gerçekten yetkili mi

Belgeyi göndermeden önce sorulacak soru: kim istiyor?

Nasıl doğrulanır

• Antetteki kurum adı ve adresin resmî kaynakla karşılaştırılması.
• Dosya numarasının mevcut bir dosyayla eşleşmesi. Aktenzeichen
• Kurumun kendi iletişim kanalından teyit.

DikkatYazıdaki numarayı aramayın

Doğrulama, yazının üzerindeki numaradan değil kurumun bilinen kanalından yapılır.

ÖnemliNe kadarı gönderilir

Yalnız istenen belge gönderilir; fazlası değil. Belgenizi kime verirsiniz

İlgili

E-posta ile gelen yazı

Kim hangi belgeyi ister

Bir talebin olağan olup olmadığı, isteyenin işine bakılarak anlaşılır. Nüfus daireleri kimlik ve aile kayıtlarıyla ilgilenir; sosyal güvenlik kurumları sigorta ve çalışma kayıtlarını ister; yabancılar birimi oturum ve geçim belgelerini arar; denklik birimleri eğitim belgelerine bakar. Bir kurumun kendi alanı dışında kalan bir belgeyi istemesi olağan değildir ve gerekçesi sorulur. Bankalar ve işverenler de kendi mevzuatlarının aradığı belgelerle sınırlıdır. Bu çerçeve dışına çıkan talepler, karşılanmadan önce yazılı gerekçeye bağlanır.

Talep sözlü geldiyse

Telefonda ya da yüz yüze yapılan bir belge talebi, yazılı olarak da istenebilir ve istenmelidir. Yazılı talep hem neyin istendiğini netleştirir hem sonradan kimin ne istediğini gösterir. Bir kurum yazılı talep vermekten kaçınıyorsa bu başlı başına bir uyarıdır. Aracılar üzerinden gelen taleplerde, aracının kim adına hareket ettiği ve yetkisinin kapsamı sorulur; yetki bir yazıyla gösterilmelidir. Belge gönderildikten sonra kimin eline geçtiğini izlemek mümkün olmadığı için, doğrulama her zaman gönderimden önce yapılır.