Belgelerin üçüncü kişiye verilmesi
Belgeyi başkasına vermek bir karardır. Kapsam yazılı olarak sınırlandırılabilir.
Belge elden çıkınca geri gelmiyor.
Önce sorulacaklar
- Hangi belge, hangi işlem için gerekli?
- Kopya yeterli mi? Asıl ile kopya
- Kapsam yazılı sınırlandırılabilir mi? Sır saklama muafiyeti
DikkatAslı verilirken
Asıl belge verilirken iade koşulu yazılır ve alındı belgesi istenir. Asıl iade mi
ÖnemliAracılarda
Veri tarafı
Alındı belgesinde ne yazar
Asıl belge birine teslim edilirken karşılıklı imzalanan kısa bir kâğıt düzenlenir. İçinde şunlar bulunur: teslim edilen belgelerin adı ve sayısı, her birinin tarihi ve varsa numarası, teslim tarihi, teslim alanın adı ve sıfatı, belgenin hangi işlem için alındığı ve ne zaman iade edileceği. Bir örneği sizde kalır. Kurumlar bu kâğıdı çoğu zaman kendileri düzenler; düzenlemiyorsa siz hazırlar ve imzalatırsınız. Belgeler posta ile gönderiliyorsa aynı bilgiler bir üst yazıya yazılır ve gönderim kaydı saklanır.
İşveren ve okul talepleri
Özel kurumlardan gelen belge talepleri, resmî makamların taleplerinden farklı değerlendirilir. Önce sorulur: bu belge işe alım ya da kayıt için gerçekten gerekli mi, kopya yeterli mi, belgenin tamamı mı yoksa bir bölümü mü isteniyor. Sağlık bilgisi ve adli sicil gibi belgeler yalnız mevzuatın aradığı hâllerde ve yalnız gereken kapsamda verilir. Belge verildikten sonra ne kadar saklanacağı ve ne zaman imha edileceği sorulabilir. Talep yazılı istenirse hem kapsam netleşir hem sonradan kimin ne istediği belli olur.