Makam neden aynı belgeyi iki kez ister
Blog
Çoğu zaman belge değil, tazelik ya da biçim değişmiştir. Bazen de dosya başka birime geçmiştir.
"Bu belgeyi zaten vermiştim" — cevabı genelde üç nedenden biri.
Üç neden
- Tazelik — belge eskimiştir. Belge tazeliği
- Biçim — kopya verilmişti, şimdi asıl isteniyor. Asıl isteniyorsa
- Dosya değişti — başka birim ya da makam bakıyor. Dosya numarası
ÖnemliKurumlar birbirine sormaz
Bir kurumda bulunan belge başka kurumda bilinmez. İki makam birbirine sormuyor
DikkatZaman kaybını azaltmak
Belgelerin taranmış bir arşivi, ikinci talebi hızlı karşılamayı sağlar. Dijitalleştirme
Yazılı sorun
Hangi biçimde ve ne kadar taze isteniyor — tek soruyla netleşir. Yazılı soru
Eksik sayılmasın
Nasıl cevap verilir
İkinci talebe kısa bir yazıyla cevap verilir: belgenin daha önce hangi tarihte, hangi yazıyla gönderildiği; eğer tazelik ya da biçim değişmişse yeni belge ekte, değişmemişse kopyası ekte ve “önceki gönderime atıfla” cümlesi. Bu yazı, makamın dosyasında belgeyi bulmasını sağlar ve gerekirse ikinci belgeyi de verir. “Zaten vermiştim” cevabı tek başına dosyayı ilerletmez; belge yeniden verilirken atıf yapılır.
Önceden hazırlıklı olmak
Her gönderinin kopyası ve ek listesi saklandığında ikinci talep beş dakikalık bir iştir: kopya bulunur, üst yazı yazılır, gönderilir. Kopya yoksa belge yeniden alınır, apostil ve çeviri yenilenir; bu haftalar sürer. Tazelik isteyen belgeler için ikinci talep kaçınılmazdır; bu yüzden bu belgeler için nereden ve ne kadar sürede alındığı not edilir. Makamın ikinci talebi, dosyanın ilerlediğinin de işaretidir; sinirlenmek değil, hızlı cevap vermek gerekir.