Belgelerinizi dijitalleştirirken nelere dikkat etmeli
Blog
Tarama aslın yerine geçmez ama arşiv değeri taşır. Çözünürlük, renk ve bütünlük üç kritik nokta.
Tarama, aslın yerine geçmez — ama iyi bir tarama çok şey kurtarır.
Üç kural
- Renkli tarayın — mühür ve kaşe renkleri bilgi taşır.
- Tüm sayfalar, arka yüzler dâhil.
- Kenarları kesmeyin — şerhler kenarlarda olur. Kenar şerhi
DikkatGörünmeyenler
Kabartma mühür, filigran ve güvenlik ipliği taramada kaybolur; bu yüzden bazı makamlar aslı ister. Güvenlik unsurları
ÖnemliArşiv değeri
Asıl kaybolduğunda tarama, yeni nüsha talebinde numaraları ve tarihi verir. Kopya saklama
Kişisel veri
Sağlık ve adli belgelerin taramaları korunmasız bulutlara konmaz. Belgenizi kime verirsiniz
Elektronik belgelerde
Doğrulama kodu taşıyan PDF'ler indirildiği hâliyle saklanır. Doğrulama kodu
Çeviri için
Dosya düzeni
Belge başına bir PDF; dosya adı tarih, kurum ve belge türüyle: “2019-06-14_Standesamt_Geburtsurkunde.pdf”. Çeviri ve apostil aynı PDF’te, belgenin arkasında. Klasörler kâğıt arşivle aynı: emeklilik, aile, eğitim, iş. Bir içindekiler dosyası, hangi belgenin hangi klasörde olduğunu ve aslının nerede durduğunu yazar. Tarama bir kez yapılır; sonradan belgeye şerh eklenirse yeniden taranır ve eski dosya “eski” ekiyle saklanır, silinmez.
Saklama
İki kopya, iki ayrı yer: bilgisayar ve harici disk ya da şifreli bulut. Sağlık ve adli belgeler için şifreli saklama; şifre, aile içinde ikinci bir kişide. Yılda bir kez arşiv açılıp dosyaların okunabildiği kontrol edilir; bozuk disk, arşivi sessizce yok eder. Tarama aslın yerine geçmez: makam aslı istediğinde tarama sunulmaz; ama asıl kaybolduğunda tarama, yeni nüsha talebinde belgeyi tarif etmenin tek yoludur.