Belge zincirini kim takip edecek?

Dosyanın "sahibi" yok; zinciri tutan tek kişi başvurandır.

Tipik zincir

1. Belgenin alınması — hangi tür isteniyor. Hangi belge
2. Ek şerhler — kesinleşme, kenar şerhi.
3. Apostil.
4. Çeviri — kim yapacak. Çeviriyi kim yapmalı
5. Gerekiyorsa noter onayı.
6. Dosyaya konulması ve süresinde ulaşması.

DikkatHer halka ayrı makamda

Hiçbir kurum zinciri baştan sona izlemez. Bir halkada yapılan hata, sonraki halkaların hepsini yineletir.

ÖnemliTek soruyla önlenenler

Hangi belge, hangi biçim, hangi çeviri, hangi süre — dördü de yazılı sorulabilir. Yazılı soru · Belge listesi

Kayıt tutun

Hangi belgenin ne zaman, nereye gönderildiği not edilir; giriş kaşeleri saklanır.

Takip defteri

Bir tablo: belge adı, alındığı tarih ve makam, kontrol edildi mi, apostil tarihi, çeviri tarihi ve çevirmen, noter tasdiki, gönderim tarihi ve takip numarası, makamın giriş kaşesi. Her belge bir satır; boş hücre, eksik halka. Tablo kâğıtta ya da telefonda tutulur ve her halka tamamlandığında doldurulur. Dosya gönderildiğinde tablo, ek listesinin yanına konur ve saklanır; eksik yazısı geldiğinde hangi belgenin ne zaman ne durumda olduğu tablodan okunur.

Birden çok kişi

Türkiye’deki başvuran, Almanya’daki vekil ve çevirmen aynı zinciri farklı yerlerden tutar; kimin hangi halkadan sorumlu olduğu baştan yazılır. Vekil, belgeleri elden teslim eder ve giriş kaşesini gönderir; çevirmen, belge ve apostil geldikten sonra çeviriye başlar ve nüsha sayısını bilir; başvuran, süreleri ve tazelik hesabını tutar. Üç kişinin de aynı tabloya bakması, “ben sizde sanıyordum” cümlesini ortadan kaldırır.