Belge arşivini nasıl düzenlemeli
Blog
Kuruma göre değil, konuya göre. Emeklilik, aile, eğitim, iş — dört klasör çoğu dosyayı karşılıyor.
Arşivin düzeni, yıllar sonra belgeyi bulup bulamayacağınızı belirliyor.
Konuya göre dört klasör
- Emeklilik ve sigorta — döküm, bildirimler, kartlar. Emeklilik dosyası
- Aile ve nüfus — kayıtlar, kararlar, şerhler. Aile dosyası
- Eğitim — karneler, diploma, not dökümü. Eğitim dosyası
- İş ve gelir — sözleşmeler, bordrolar, iş belgeleri.
ÖnemliHer belgenin yanında
Varsa çevirisi ve apostili; ayrı klasöre konmaz. Bağlama
DikkatAsıl ve kopya ayrı yerde
Aynı klasörde tutulursa ikisi birlikte kaybolur. Kopya saklama
Numaralar ayrı bir not
Ne saklanmalı
Klasörün içi
Her klasörün ilk sayfası içindekiler listesidir: belge adı, tarih, numara, asıl mı kopya mı. Ardından belgeler tarih sırasıyla, en yeni üstte. Asıllar şeffaf dosyada; çeviri ve apostil belgesiyle aynı dosyada. Klasörün arka kapağında dosya numaraları ve kurum adresleri. Dört klasör dolduğunda bölünür: “Emeklilik 2000–2015”, “Emeklilik 2016–”. Kutu ya da dolap nemden uzak; taşınmada klasörler kişisel eşyayla gider.
Dijital ikiz
Kâğıt arşivin aynı düzeni dijitalde de kurulur: dört ana klasör, içinde belge türü klasörleri, dosya adında tarih ve kurum. Her yeni belge alındığı gün taranır ve yerine konur; ay sonunda toplu tarama, yarım kalır. Dijital arşiv iki yerde tutulur: biri yerel, biri bulut ya da harici disk. Şifre ve erişim bilgisi aile içinde bir ikinci kişide bulunur. Kâğıt kaybolursa dijital ikiz, yeni belgeyi istemek için gereken bütün bilgiyi taşır.