"Unterlagen unvollständig": belgeler eksik

Dosyanın döndüğü gerekçelerin başında bu geliyor — ve çoğu zaman en kolay çözülen.

İki biçimi

• Ara yazı — makam eksikleri sayar ve süre verir. Dosya kapanmamıştır.
• Ret kararı — süre içinde tamamlanmadığı için dosya kapanır.

ÖnemliEksikler sayıldıysa

Liste bir yol haritasıdır: her kalem ayrı ayrı tamamlanır ve tek seferde gönderilir. Parça parça gönderim yeni yazışma turu doğurur.

DikkatSayılmadıysa

Gerekçe "eksik" deyip neyin eksik olduğunu yazmıyorsa, tahminle belge göndermek zaman kaybettirir. Doğru adım yazılı soru ya da dosya inceleme talebidir. Dosyayı inceleme · Yazılı soru

Sık rastlanan gerçek eksikler

Onaylı çeviri yerine basit kopya, apostilsiz belge, tarihi geçmiş belge ve imzasız form. Onaylı biçimde değil

Süre

Ara yazıdaki süre kesindir; uzatma ancak talep edilirse ve makam kabul ederse mümkündür.

Eksik listesini işlemek

Sayılmış bir eksik listesi aslında bir yol haritasıdır ve şöyle işlenir: liste bir kontrol tablosuna çevrilir, her kalemin hangi kurumdan ve ne kadar sürede geleceği yazılır, apostil ve çeviri gereken kalemler işaretlenir, toplam süre hesaplanır ve verilen süreyle karşılaştırılır. Süre yetmiyorsa hemen uzatma istenir. Belgeler hazır oldukça biriktirilir ve tek seferde, numaralı bir ek listesiyle gönderilir; parça parça gönderim her seferinde yeni bir inceleme turu başlatır ve dosyayı uzatır. Gönderinin bir kopyası saklanır.

Ara yazı mı ret kararı mı

Aynı gerekçe iki farklı belgede görünebilir ve sonuçları ayrıdır. Ara yazı, eksikleri sayar ve süre verir; dosya açıktır ve kanun yolu açıklaması bulunmaz. Ret kararı ise dosyayı kapatır, itiraz açıklaması taşır ve süre başlatır. Elinizdeki belgenin hangisi olduğunu anlamanın en hızlı yolu, sondaki açıklama bloğuna bakmaktır. Ara yazıda yapılacak şey eksikleri süresinde tamamlamak, ret kararında ise süresinde itiraz edip eksikleri aynı anda sunmaktır. İkisi karıştırıldığında ya gereksiz bir itiraz yazılır ya da kesin bir süre kaçırılır.