Dosyanızı kim okuyacak ve neye bakacak?
Blog
Karar veren kişi belgeyi tek tek okumaz; bir kontrol listesinden geçirir. Dosya o listeye göre hazırlanır.
Dosyayı okuyan kişi hikâyenizi değil, listesini okuyor.
Nasıl bakılır
- İstenen belgeler var mı.
- Biçim koşulu karşılanmış mı.
- Tarihler güncel mi.
- Çeviri eksiksiz mi.
- Rakamlar eşiği tutuyor mu.
ÖnemliBu yüzden
Uzun açıklama yazıları değil, doğru belge işe yarar. Açıklama gerekiyorsa kısa bir üst yazıyla ve belgeye atıfla yapılır. İtiraz yazısı
DikkatEksik bir kalem
Listedeki tek bir eksik, dosyanın tamamını bekletir; içerik ne kadar güçlü olursa olsun. Eksik belge
Kanıt yükü sizde
Takdir varsa
Kişisel olgular sunulmadıkça tartılamaz. Takdir
Kontrol listesi
Okuma sırası
Dosya açılır, üst yazı okunur, ek listesi belgelerle karşılaştırılır. Eksik varsa eksik yazısı yazılır ve dosya kapanır; içeriğe henüz bakılmamıştır. Eksik yoksa her belge kendi ölçütüyle okunur: tarih, biçim, tutar, süre. Ölçütler tutuyorsa karar taslağı hazırlanır; tutmuyorsa görüş yazısı gönderilir. Takdir varsa dosyadaki kişisel olgular tartılır; dosyada olmayan olgu tartılmaz. Bu sırada uzun açıklama yazıları en son okunur, çoğu zaman hiç okunmaz.
Dosyayı bu sıraya göre kurmak
Üst yazı bir sayfa: talep, dosya numarası, ek listesi. Ekler listedeki sırayla ve makamın belge listesindeki sırayla; memur kendi listesinde aşağı inerken sizin dosyanızda da aşağı iner. Açıklama gerekiyorsa ilgili belgenin yanına kısa bir not, dosyanın başına uzun bir mektup değil. Kişisel olgular belgelerle: doktor raporu, okul kaydı, aile belgeleri. Dosya, okuyanın işini kolaylaştırdığı ölçüde hızlı ve olumlu okunur.