Dosya numaralarını tek yerde tutmak

Beş kurum, beş farklı numara.

Hangi numaralar

• Dosya numarası. Aktenzeichen
• Sigorta numaraları. Sigorta numarası · KV numarası
• Vergi numaraları. Vergi numaraları
• Ödeme referansı. Kassenzeichen

Neden

Yanlış numarayla gönderilen yazı eşleşmez ve cevapsız kalır. Konu satırı

Numara tablosu nasıl kurulur

Tek bir sayfa: sol sütunda kurumun adı, ortada numaranın türü, sağda numaranın kendisi ve ilk kez hangi yazıda göründüğü. Aynı kurumun birden çok numarası olabilir; emeklilik sigortasında sigorta numarası ile dosya numarası ayrıdır, vergi dairesinde vergi numarası ile kimlik numarası ayrıdır.

Tabloyu dijital tutuyorsanız her numaranın yanına yazının tarandığı dosyanın adını da yazın. Kâğıt tutuyorsanız tablo klasörün ilk sayfasıdır.

Yazışmada nereye yazılır

Numara, mektubun konu satırına ve gerekiyorsa ilk cümleye yazılır; zarfın üstüne değil. Alman kurumları gelen yazıyı konu satırındaki numaraya göre dosyalar; numara yalnızca metnin içinde geçiyorsa yazı önce “sahipsiz” kutusuna düşer ve elle eşleştirilmeyi bekler.

Bir kurumun numarasını başka kuruma yazmak, yazının yanlış dosyaya girmesine yol açar. Emeklilik sigortasına vergi numarası, vergi dairesine sigorta numarası yazılmaz.