Dijital belgede dosya adı ve düzen
Blog
Tarih ve kurum içeren bir adlandırma, yıllar sonra aramayı mümkün kılar.
Beş yıl sonra hangisi olduğunu bulabilecek misiniz?
Öneri
Dosya adında tarih, kurum ve belgenin türü; klasörler dosyaya göre. Klasör düzeni
ÖnemliNumara da yazılır
Dosya numarası dosya adına girerse arama kolaylaşır. Aktenzeichen
DikkatTarama kalitesi
Düzen iyi olsa da okunmayan tarama işe yaramaz. Renkli tarama
İlgili
Bir adlandırma örneği
“2024-03-12_DRV_Versicherungsverlauf.pdf”: tarih yıl-ay-gün sırasıyla başta, böylece dosyalar adına göre sıralandığında zamana göre dizilir. Sonra kurumun kısaltması, sonra belgenin türü. Türkçe karakter ve boşluk kullanılmaz; bazı sistemler bunları bozar. Dosya numarası da eklenecekse sona gelir: “2024-03-12_DRV_Versicherungsverlauf_12-345678-A-001.pdf”. Ad uzun görünür, ama beş yıl sonra aranan belge bir kelimeyle bulunur.
Klasör düzeni
Ana klasörler dosyaya göre: emeklilik, denklik, vize, vergi. Her dosyanın altında yıl klasörleri değil, belge türü klasörleri: gelen yazılar, gönderilen yazılar, belgeler, çeviriler. Gelen ve gönderilen yazıların ayrı tutulması, bir süre tartışmasında “ne zaman ne yazıldı” sorusunu saniyeler içinde cevaplar. Aynı belge iki dosyada kullanılıyorsa iki yere kopyalanır; kısayol yerine kopya, taşınırken kaybolmaz.