Dosya kapandıktan sonra belgeler ne olur
Blog
Makam dosyayı arşivler ama süresiz değil. Sizde kalan nüshalar zamanla tek kaynak hâline gelir.
İşlem bitti — belgeler nerede duruyor?
İki yerde
- Makamın arşivinde — belirli bir süre.
- Sizde — asıl ve kopyalar.
DikkatArşiv süresiz değil
Saklama süresi dolduğunda kayıt imha edilebilir; o noktadan sonra sizdeki nüsha tek kaynaktır. Belge kaybolursa
ÖnemliSonradan gerekebilir
Emeklilik, denklik ve miras dosyaları on yıllar sonra eski belgeye dayanır. Eski sigorta kartları
Dosyayı görmek
Kapandıktan sonra da inceleme talep edilebilir. Dosya inceleme talebi
Ne saklanmalı
Dijital kopya
Saklama süreleri
Makam dosyaları kurum türüne ve dosya türüne göre değişen süreler boyunca saklar; sosyal kurumlarda ve yabancılar dairelerinde bu süre çoğu zaman on yıl civarındadır, nüfus kayıtları ise kalıcıdır. Süre dolunca dosya imha edilir ya da arşive devredilir ve arşivden çıkarılması ayrı bir talep ister. Belgenin aslı dosyada kalmışsa imhayla birlikte yok olur; bu yüzden aslın iadesi işlem bittiğinde istenir.
Kapanan dosyadan belge almak
Dosya kapanmış olsa da ilgili kişi dosya inceleme isteyebilir ve karar nüshalarını alabilir; talep yazılı yapılır, dosya numarası ve karar tarihi belirtilir. Arşive gitmiş dosya için bekleme süresi uzar. Kararın yeni nüshası, aslı kaybolduğunda işe yarar; ama kesinleşme şerhi gibi ek belgeler ayrıca istenir. Türkiye’den yapılan talepte yazı Almanca yürür ve kopyalar posta ile gelir.