İdarenin onayladığı suret her yerde geçmez

Şerhin içindeki tek cümle, belgeyi tek bir makama bağlayabiliyor.

Kim neyi onaylayabilir

Her makam kendi düzenlediği belgelerin suretini onaylayabilir. Bunun ötesi için makamın ayrıca yetkilendirilmiş olması ve aslın bir makamca düzenlenmiş olması ya da suretin bir makama sunulacak olması gerekir.

DikkatAmaca bağlı kayıt

Aslı bir makamdan gelmiyorsa şerhe “yalnız belirtilen makama sunulmak üzere” kaydı düşülür. Böyle bir suret genel amaçlı değildir; başka bir makam kabul etmeyebilir.

ÖnemliBu onay noter onayı değildir

Medenî kanunun aradığı türden kamusal imza onayı gereken işlemlerde idarenin onayı kullanılamaz — o, noterin işidir. Onay mı düzenleme mi

Apostille ile ilgisi yok

Bu madde apostili ya da legalizasyonu hiç düzenlemez; onlar ayrı bir zincirdir. Onay ile legalizasyon

Şerhin içeriği

Onay şerhi, suretin aslına uygun olduğunu, aslın ne olduğunu (belge türü, tarihi, sayfa sayısı) ve gerekiyorsa amaca bağlı kaydı içerir; tarih, imza ve makam mührü eklenir. Aslın kendisinde silinti, çıkıntı ya da okunmayan yer varsa şerhte belirtilir. Sayfaları birden fazla olan surette her sayfa ya mühürlenir ya da sayfalar birbirine bağlanıp tek şerh düşülür. Belediyelerin vatandaşlık büroları, çoğu eyalette yalnız Alman makamına sunulacak suretleri onaylar ve şerhte makamın adını yazar; kilise büroları ise yalnız kilise belgelerini onaylar. Onay ücreti belediyeye göre değişir ve düşüktür.

Türkiye’ye sunulacak suretler

Türk makamına sunulacak Alman belgesinin sureti için belediye onayı çoğu zaman yetmez, çünkü Türk makamı onaylı surette apostil ister ve apostil, belediye memurunun imzasına değil noter ya da düzenleyen makamın imzasına vurulur. Doğru yol, belgeyi düzenleyen makamdan yeni bir asıl ya da onaylı örnek istemek (nüfus dairesi, üniversite, mahkeme) ve apostili ona vurdurmaktır; asıl alınamıyorsa Alman noterinin onayladığı suret apostillenir ve çevrilir. Türkiye’deki noter, Alman belgesinin suretini yalnız çeviriyle birlikte onaylar ve bu onay aslına uygunluk değil çeviri onayıdır. Çeviride “Beglaubigungsvermerk” için “onay şerhi”, “Zweckbindung” için “amaca bağlı kayıt” kullanılır.