Yetkili birimi bulmanın yolu
Yetkili birim konu ve yere göre belirlenir. Gelen yazı en güvenilir kaynaktır.
En güvenilir kaynak, elinizdeki yazı.
Sıra
- En son gelen yazının künyesi: birim, kişi, numara. Birim kısaltmaları
- Konu bakımından yetki. Konu bakımından yetki
- Yer bakımından yetki — ikamet belirleyicidir. Yer bakımından yetki
ÖnemliEyalet farkı
Birim adları eyalete göre değişir. Makam adları
DikkatBulunamıyorsa
Sorarken ne söylenir
Doğru birime ulaşmanın en hızlı yolu, soruyu işlemle birlikte sormaktır: hangi işlemi yapmak istediğiniz, hangi belgeye dayandığınız ve nerede ikamet ettiğiniz bir arada söylenir. Yalnız belge adı söylendiğinde yönlendirme çoğu zaman yanlış birime yapılır. Yazıyla soruluyorsa elinizdeki yazının künyesi eklenir. Telefonla görüşülüyorsa konuşulan kişinin adı, birimi ve tarih not edilir; sonraki yazışmada bu bilgi işe yarar. Alınan yanıt bağlayıcı bir karar değildir, bu yüzden önemli işlemlerde aynı soru bir de yazılı sorulur.
Yetki değişmişse
Birimler birleşir, adları değişir ve bazı işler başka bir kuruma devredilir. Elinizdeki eski yazıda geçen birim artık bulunmuyorsa, kurumun kendi kaynağından güncel yapı kontrol edilir; devir gerçekleşmişse yazışma yeni birime aynı dosya numarasıyla yöneltilir. Devredilen dosyalarda numara değişebilir ve bu size yazıyla bildirilir. Yetkinin değiştiği dönemde gönderilen belgeler kaybolabildiği için, gönderimden sonra ulaşıp ulaşmadığı kısa bir yazıyla sorulur. Yanlış birime giden bir başvuru kural olarak yetkili birime iletilir, fakat bu süre alır.