Abt., Ref. ve SB: birim ve görevli kısaltmaları
Kısaltmalar
Yazıyı hangi birimin ve kimin hazırladığını gösterir. Cevapta bu bilgi tekrarlanır.
Yazının hangi masadan geldiğini söyleyen satır.
Üçü
- Abt. — daire ya da bölüm.
- Ref. — birim; çoğu zaman numaralı.
- SB — dosyayı işleyen görevli.
ÖnemliCevapta tekrarlanır
Bu bilgiyi yazmak, cevabın aynı masaya düşmesini sağlar. Doğru birim
DikkatKişi değişebilir
Görevli değişse de birim aynı kalır; asıl bilgi birimdir.
İlgili
Antet nasıl okunur
Alman makam yazısının antetinde kurum adı, altında birim (“Abt. 3 – Ausländerangelegenheiten”, “Ref. 22”), ardından dosya numarası (Az.), görevlinin adı ya da kısaltması (“SB: Frau K.”), telefon dahilisi (“Durchwahl”), oda numarası (“Zimmer”) ve görüşme saatleri (“Sprechzeiten”) yer alır. “Bearbeiter/in” ve “Sachbearbeiter/in” aynı kişidir; “i.A.” ile imzalayan da çoğu zaman odur. Büyük kurumlarda birim kodu harf ve rakam karışımıdır (“Team 512”, “Dez. IV”) ve dosya numarasının başında tekrar eder. Bu satırlar, dilekçenin doğru masaya ulaşması ve telefonla doğru kişiye bağlanmak için kullanılır.
Çeviri ve Türkiye’den yazışma
Çeviride birim kısaltmaları açılarak verilir: “Abt.” için “daire” ya da “bölüm”, “Ref.” için “birim” ya da “şube”, “SB” için “dosya görevlisi”; görevli adı aynen bırakılır ve “Frau/Herr” hitabı “Sayın” diye karşılanmaz, çünkü ad bilgisidir. Türk resmî yazısında karşılık, “birim adı, sayı, konu” bloğu ve imza bloğundaki unvan satırıdır. Türkiye’den Alman makamına yazarken zarfa ve dilekçenin başına kurum adı, birim ve dosya numarası yazılır; görevli adı yazılırsa dilekçe doğrudan o masaya düşer, ama görevli ayrılmışsa birim yeterlidir. E-posta ile yazışmada konu satırına dosya numarası ve birim kodu konur; kurumun genel adresine giden e-posta, birim kodu olmadan haftalarca dolaşabilir.