Yabancı belge listesini hazırlamak

Bir tablo, üç sütun.

Sütunlar

1. Belge adı ve hangi kurumdan alınacağı.
2. Apostil gerekiyor mu, alındı mı. Apostil
3. Çeviri gerekiyor mu, hangi biçimde. Onaylı mı sade mi

ÖnemliDördüncü sütun

Belgenin eskime durumu. Belge tazeliği

DikkatSıra

Doğru sıra

Belgeleri sıraya koymak

Tablo hazırlandıktan sonra satırlar sıraya konur, çünkü bazı belgeler diğerlerine bağlıdır. Önce uzun süren ve başkasının elinde olan belgeler istenir: arşivden çıkacak kayıtlar, yurt dışından gelecek yazılar, kurumdan talep edilecek dökümler. Sonra kendi başvurunuzla alınabilecek belgeler gelir. Tazelik süresi olan belgeler ise en sona bırakılır, çünkü erken alındığında dosya sunulmadan eskirler. Her satırın yanına talebin yapıldığı tarih yazılır; böylece hangi belgenin ne kadar beklediği görünür ve gecikeni hatırlatmak için yazı yazılır.

Makamın listesiyle karşılaştırmak

Kendi tablonuz, belgeyi isteyen makamın kendi listesiyle satır satır karşılaştırılır. Karşılaştırmada üç şey aranır: listede olup tablonuzda bulunmayan belgeler, tablonuzda olup listede geçmeyenler ve listede yazılı olduğu hâlde biçimi belirtilmemiş olanlar. Üçüncüsü en çok soru doğuran gruptur; belgenin aslı mı, onaylı örneği mi, çevirisiyle mi isteneceği yazılı olarak sorulur. Listede yer almayan bir belgeyi kendiliğinden eklemek gerekmez; gereksiz belge göndermek hem zaman alır hem dosyayı ilgisiz bilgiyle doldurur.