Alman dosya numarası biçimleri

Dosya numarasının biçimi rastgele değil — ama standart da değil.

Değişen unsurlar

• Bölüm/daire kodu (harf ya da rakam).
• Sıra numarası ve yıl.
• Ayırıcılar: eğik çizgi, tire, nokta, boşluk.

DikkatBiçim bozulmaz

Eğik çizgi tireye çevrilmez, boşluklar kaldırılmaz. Numara birebir kopyalanır; aksi hâlde yazı doğru dosyaya ulaşmayabilir. Dosya numarası

ÖnemliMahkeme numaralarında kol harfi

Numaranın içindeki harf grubu hangi yargı koluna ait olduğunu gösterir. Mahkeme kısaltmaları

Ödeme numarasıyla karıştırılmaz

Kassenzeichen · Belgedeki numaralar

Çeviride

Numara ve etiketi (Az., Gesch.-Nr.) aynen aktarılır.

Numara belgenin neresinde

Dosya numarası çoğu yazıda üç yerde bulunur: adres bloğunun sağındaki künye alanında, konu satırının hemen üstünde ya da altında ve devam eden sayfaların üst kenarında. Künye alanında numaranın yanında işlemi yürüten kişinin adı, telefonu ve yazının tarihi de yer alır. Bazı kurumlarda numaranın önünde onu tanıtan bir kısaltma bulunur. Pencereli zarflarda adres bloğu görünür, numara görünmez; bu yüzden zarf açıldığında numara ilk not edilecek bilgidir ve dosyaya yazılır.

Aynı dosyada iki numara

Bir dosya başka bir birime ya da makama devredildiğinde yeni bir numara verilir ve gelen yazıda çoğu zaman eski numaraya da atıf yapılır. İki numaranın bir arada bulunduğu bir yazı geldiğinde, sonraki yazışmalarda hangisinin kullanılacağı yazının kendisinden okunur; belirtilmemişse yeni numara esas alınır ve eski numara bir kez daha anılır. Eski yazışmaları ararken her iki numara da kullanılır. Bu geçiş dönemi, yazıların kaybolduğu en olağan andır; gönderim kayıtları bu yüzden özellikle saklanır.