Veri azlığı ilkesi: gereğinden fazla belge göndermek

“Ne olur ne olmaz, hepsini göndereyim.” Bu iyi niyetli refleks zarar verebiliyor.

Önemliİlke

Bir işlem için yalnız gerekli veri toplanır ve gönderilir. Bu hem makamın hem sizin yükümlülüğünüz.

DikkatFazla belgenin üç zararı

Risk — gereksiz hassas veri dolaşıma girer.
Gecikme — memur ilgisiz belgeleri de incelemek zorunda kalır.
Çelişki — ilgisiz bir belgedeki bilgi, dosyadaki başka bir bilgiyle çelişip yeni sorular doğurabilir.

Ne yapılmalı

Belge listesi yazılı alınır ve o listeye sadık kalınır. Yazılı teyit

Çeviri masrafı da azalır

Çeviri öncesi belge kontrolü

Sık gönderilen gereksiz belgeler

Bütün pasaport sayfaları yerine yalnız kimlik sayfası ve ilgili vize; bütün banka ekstreleri yerine yalnız istenen dönem; eşin ve çocukların belgeleri, yalnız başvuran istenmişken; sağlık raporlarının tamamı, yalnız iş göremezlik belgesi istenmişken; eski kararlar ve yazışmalar, yeni başvuruya eklenmişken. Her fazla belge memurun okuma süresini uzatır ve bazen istenmeyen bir sonuç doğurur: eşin geliri hesaba katılır, eski bir kararın gerekçesi yeniden tartışılır.

Nasıl karar verilir

Belge listesi satır satır okunur; listede olmayan belge gönderilmez. Bir belgenin gerekip gerekmediği belirsizse makama yazılı sorulur ve cevap dosyaya konur. Sağlık ve adli belgeler yalnız istenen kapsamda verilir; hekim raporunun ilgili sayfası yeter, tamamı değil. Çeviri de yalnız istenen belgeler için yaptırılır; “ne olur ne olmaz” çevirisi masraf ve veri riskidir. Bu sitenin kuralı da aynıdır: teklif için yalnız çevrilecek belge istenir ve başka hiçbir şey saklanmaz.