Eski bordrolar: kayıt boşluğunun kanıtı
Onlarca yıl önceki bordrolar, sigorta dökümünde boş görünen dönemlerin tek kanıtı olabiliyor.
"Bu kâğıtları atalım mı?" sorusunun cevabı: hayır.
Neden saklanmalı
Sigorta dökümünde boş görünen bir dönem, o dönemin hiç olmadığı anlamına gelmez; bildirilmemiş ya da aktarımda düşmüş olabilir. Eski bordro, düzeltme talebinin dayanağıdır. Prim süresi ile sayılan süre
Üzerinde ne aranır
- İşveren adı — firma bugün var olmasa bile kayıtta görünür.
- Dönem — ay ve yıl.
- Sigorta kesintileri — prim ödendiğini gösterir.
- Varsa sigorta numarası. Sigorta numarası
UyarıSoluk baskı
Eski bordroların çoğu ısıl kâğıda basılmıştır ve zamanla solar. Okunabilir durumdayken taranmalı ve saklanmalıdır; solduktan sonra geri getirilemez.
Çeviride
Tablo hâlindedir; sütun başlıkları ve rakamlar eksiksiz aktarılır. Kısaltmalar korunur ve açıklanır.
Bugünkü karşılığı
Yıllık vergi kesinti belgesi bugünkü karşılığıdır ama eski dönemler için bordro daha ayrıntılıdır. Vergi kesinti belgesi
Isıl kâğıt ve solma
Seksenli yıllardan itibaren yaygınlaşan ısıl kâğıt baskılar zamanla solar ve ısı ile ışığa maruz kaldıklarında birkaç yılda okunamaz hâle gelebilir. Bu belgeler için tek çözüm, okunabilir durumdayken taranmasıdır; sonradan geri getirilemez. Tarama yüksek çözünürlükte ve gri tonlamada yapılır, kontrast zorlanmaz. Asıllar ayrı ayrı ve düz biçimde, karanlık bir yerde saklanır; poşet içinde uzun süre bekletilmeleri yapışmaya yol açabilir. Aynı risk eski faks çıktıları ve bazı makbuzlar için de geçerlidir; bunlar da öncelikli olarak taranır.
Bordrodan numaraları okumak
Eski bir bordroda iki numara aranır ve ikisi de yıllar sonra işe yarar. Birincisi sigortalının sigorta numarasıdır; bu numara, kaydın hangi dosyada olduğunu gösterir ve iki farklı numaraya dağılmış kayıtların birleştirilmesinde kullanılır. İkincisi işletme numarasıdır; işletme kapanmış olsa bile kurum kayıtlarında bu numarayla arama yapılabilir ve hangi işverenin bildirim yaptığı bulunabilir. Bunların yanında vergi numarası ve vergi sınıfı da görünür. Bordro taranırken bu alanların okunur olmasına özellikle dikkat edilir; kenarları kesilmiş bir tarama çoğu zaman tam bu bilgileri kaybettirir.