Kâğıt başvuru mu, elektronik başvuru mu
Bazı işlemler yazılı biçim şartına bağlıdır ve e-posta bu şartı karşılamaz. Biçim şartı ihlali başvuruyu geçersiz kılabilir.
"Mail attım" cümlesi bazı işlemlerde başvuru sayılmıyor.
Yazılı biçim şartı
Bazı işlemlerde kanun yazılı biçim arar: ıslak imzalı bir belge. Bu şart, sıradan bir e-postayla karşılanmaz.
ÖnemliElektronik yol açıksa
Makam elektronik başvuru kanalı sunuyorsa, o kanalın kendi koşulları vardır (kayıtlı kullanıcı, elektronik imza, kurumun kendi portalı). "E-posta gönderdim" bu kanalların yerine geçmez.
DikkatSüreye bağlı işlemde
Biçim şartı ihlal edilirse başvuru hiç yapılmamış sayılabilir ve süre dolar. İtiraz gibi süreli işlemlerde kanal önceden teyit edilmelidir. Frist ile Termin
Gönderim kanıtı
Kâğıtta giriş kaşesi ya da takip kaydı; elektronikte alındı onayı saklanır. Giriş kaşesi
Başlık da önemli
Hangi işlemler yazılı biçim ister
Biçim şartı her işlemde yoktur ama bulunduğu yerde kesindir. Yazılı biçim aranan tipik işlemler şunlardır: idari karara itiraz, mahkemeye dava dilekçesi, iş sözleşmesinin feshi ve fesih bildirimine ilişkin beyanlar, kefalet beyanı, bazı sosyal edim başvuruları, kira sözleşmesinin belirli süreli kurulması, vekâletin belirli işlemler için verilmesi. Buna karşılık durum sorgusu, belge gönderimi, adres bildirimi, randevu talebi ve bilgi talepleri biçim şartına bağlı değildir. Hangi grupta olunduğu, makamın yazısındaki ifadeden ve kanun yolu açıklamasından okunur; tereddüt varsa yazılı biçim seçilir, çünkü fazlası zarar vermez.
Son gün ve gönderim kanıtı
Kâğıt yolda kanıt üç biçimde kurulur: makama elden teslimde evrak birimine giriş kaşesi vurdurulur ve kaşeli nüsha alınır, posta ile gönderimde takip numaralı hizmet seçilir ve gönderim fişi saklanır, makamın posta kutusuna elden atılan yazılarda ise tarih ve saati gösteren bir fotoğraf ile yanınızda bulunan kişinin beyanı kullanılır. Süreye tabi yazılarda son günün gece yarısına kadar kutuya atılan evrak süresinde sayılır; ertesi sabah boşaltılması sonucu değiştirmez ama ispat kişiye düşer. Türkiye’den gönderimde posta süresi hesaba katılır ve son güne bırakılmaz; ayrıca e-posta ile ön nüsha gönderilir.