Elektroniğe geçen kayıt: kâğıt defter ispat aracı olmaz

Aynı kayıttan, iki farklı adla belge çıkabiliyor — hangisi olduğu tarihe bağlı.

Elektroniğe geçmemiş kayıtlar

2009 öncesine ait kâğıt kayıtlar için “onaylı kayıt çıktısı” yerine onaylı suret düzenlenir. Belgenin adı bu yüzden farklıdır ve bu bir eksiklik değildir.

DikkatElektroniğe geçtikten sonra

Yönetmelik açıkça söyler: o andan itibaren ispat aracı yalnızca elektronik kayıttır. Ve eski defterden artık belge verilmez.

ÖnemliPratik sonucu

Yıllar önce alınmış bir “onaylı suret” hâlâ geçerlidir; ama bugün aynı adla yenisi alınamayabilir. Türkiye’deki makam belgenin adının aynı olmasını bekliyorsa, bu farkın dilekçede açıklanması gerekir.

Yazım kuralı

Elektronik kayıtta adlar latin harfleriyle ve diyakritik işaretleri değiştirilmeden tutulur; Türkçe harfler korunur. Umlaut ve ß

İlgili

Dijital dosya · Şerhler

Belge türleri ve adları

Elektronik kayıttan üç tür belge verilir: nüfus belgesi (Geburts-, Ehe-, Sterbeurkunde), onaylı kayıt çıktısı (beglaubigter Registerausdruck; şerhler ve değişiklikler dâhil kaydın tamamı) ve çok dilli belge (Formül A, B, C). Kâğıt defterden ise onaylı suret (beglaubigte Abschrift) ve yine nüfus belgesi verilir; çok dilli belge de eski kayıttan düzenlenebilir. Belgenin adında “Registerausdruck” yazıyorsa kayıt elektroniktir, “Abschrift” yazıyorsa kâğıttır. 1876 öncesi kayıtlar kilise defterlerindedir ve nüfus dairesi belge vermez; kilise arşivi verir. Kayıt, saklama süresi dolunca arşive devredilir ve arşivden belge değil kopya alınır.

Türkiye’de kullanım

Türk makamı için hangi belge türünün gerektiğine bakılır: nüfus tescili (doğum, evlilik, ölüm) için çok dilli belge yeterlidir ve çeviri gerektirmez; miras, tanıma ve mahkeme işlemleri için onaylı kayıt çıktısı ya da suret istenir ve apostil ile yeminli çeviri eklenir. Türk makamı bazen “doğum kayıt örneği” isterken Alman doğum belgesini bekler; “Registerausdruck” ile “Urkunde” farkı Türk memur için önemli değildir, ama çeviride belge adı doğru verilir: “onaylı kayıt çıktısı” ve “nüfus belgesi”. Apostil, belgeyi düzenleyen dairenin bulunduğu eyaletin yetkili makamından alınır; eski kayıttan verilen suret için de aynı makam yetkilidir. Kilise kaydından alınan belge apostillenmez; kilise makamının onayı ve bazen eyalet makamının ön tasdiki gerekir.