Makam dosyası ne kadar süre saklanır

“Nasılsa makamda kayıtlıdır” varsayımı, yıllar sonra yapılan başvurularda çöküyor.

ÖnemliDosyalar süresiz durmaz

Her işlem türü için bir saklama süresi vardır. Süre dolduğunda dosya ayıklanır; bir kısmı arşive gider, bir kısmı imha edilir.

DikkatPratik sonuç

Emeklilik ve eski çalışma süreleri gibi onlarca yıl sonra gündeme gelen konularda, makamda kayıt bulunmayabilir. O zaman tek dayanak sizin elinizdeki belgedir. Göç dönemi belgeleri

Bu yüzden asıl kural

Belgelerin aslı saklanır, kopyası dosyaya verilir. Aslı teslim edilmişse teslim kanıtı alınır. Belgelerin saklanması

Dosya görme hakkı süreye bağlı

Dosya ayıklandıktan sonra görme hakkı da fiilen boşa çıkar. Dosya görme hakkı

Sürelerin nereden geldiği

Saklama süreleri tek bir kanunda toplanmaz: her makamın kendi dosya yönetmeliği ve iş bölümü planı süreleri belirler, sosyal sigorta kurumlarında kurum kuralları, mahkemelerde eyalet adalet idaresinin düzenlemeleri geçerlidir. Süreler işin türüne göre ayrışır: kısa süreli rutin işlemlerde birkaç yıl, oturum ve vatandaşlık dosyalarında daha uzun, emeklilik hesabı gibi ömür boyu sonuç doğuran konularda çok uzun süreler uygulanır. Emeklilik tarafında ayrıca hesabın tespit edilmesi usulü vardır: sigortalı, geçmiş dönemleri bir kez kesinleştirdiğinde bu dönemler kayda bağlanır ve sonradan belge aramak gerekmez.

Kendi arşivinizi kurmak

Makamın süresi dolduğunda tek dayanak kişinin kendi dosyasıdır, bu yüzden hangi belgenin ömür boyu saklanacağı baştan belirlenir: doğum, evlenme ve boşanma belgeleri, diploma ve sınav belgeleri, bütün iş sözleşmeleri ve iş belgeleri, sigorta kartı ve sigorta dökümleri, oturum kararları, vatandaşlık belgeleri, emeklilik kararları, iş kazası ve sağlık raporları, tapu ve miras belgeleri. Bunlar asıl hâlleriyle kuru bir yerde, ayrıca taranmış olarak saklanır ve yedeği ikinci bir yerde tutulur. Türkiye’ye taşınırken bu klasör el bagajında taşınır; kargoda kaybolan bir asıl, bazı belgelerde yeniden düzenlenemez.