Makam görüşmesinde tutanak ve imza

Görüşmenin sonunda önünüze bir kâğıt konuyor ve imza isteniyor. O kâğıt sizin beyanınız oluyor.

ÖnemliÜç farklı kayıt

Niederschrift — beyanın resmî kaydı; imzalanır.
Protokoll — görüşmenin akışının kaydı.
Aktenvermerk — memurun kendi notu; imzanız bulunmaz. Aktenvermerk

Dikkatİmzalamadan önce

Metin okunmalıdır. Anlamadığınız bir cümle varsa düzeltilmesi istenir; imzaladıktan sonra “öyle demek istememiştim” demek fiilen işlemez. Dil yetmiyorsa tercüman konusu önceden çözülmelidir. Makamda tercüman

Kopya isteyin

İmzaladığınız metnin bir kopyası istenir. Verilmezse bu da bir bilgidir ve not edilir.

Sonradan görme hakkı

Dosya görme hakkı

Tutanağın sonradan düzeltilmesi

İmzalanmış bir tutanakta yanlışlık varsa iki yol vardır: açık yazım ve hesap hatalarında düzeltme istenir ve makam bunu resen de yapabilir; içerik yanlışsa düzeltme değil, ek beyan yolu işler. Ek beyan yazılı verilir, tarihi taşır ve hangi cümlenin nasıl anlaşılması gerektiğini açıklar; dosyaya konur ve sonraki değerlendirmede birlikte okunur. Yanlış anlaşılmanın dil engelinden doğduğu belirtiliyorsa bu da yazılır, çünkü tercüman bulunmaması sonradan tartışma konusu olur. Ne kadar erken verilirse o kadar inandırıcı olur; aylar sonra gelen düzeltme talebi zayıf kalır.

Türk noter tutanağıyla karşılaştırma

Türk noterliğinde düzenlenen tutanakta kimlik tespiti, beyan metni, okundu kaydı, imza ve yevmiye numarası bulunur ve belge, aksi ispat edilene kadar geçerli sayılır. Alman makam tutanağı da benzer bir kanıt gücü taşır ama noter belgesi değildir ve idari dosyanın parçasıdır. Aradaki en pratik fark şudur: Türk noter belgesinin bir nüshası daima ilgiliye verilir, Alman makam tutanağında kopya kendiliğinden verilmeyebilir ve istenmesi gerekir. Türkiye’de kullanılacak bir beyan gerekiyorsa makam tutanağı değil noter belgesi düzenlettirilir; makam tutanağı ancak çeviri ve apostille birlikte delil olarak sunulur.