Dosya notu

Kararda yazmayan şey, dosya notunda olabilir.

Ne içerir

Telefon görüşmeleri, iç değerlendirmeler ve hangi bilgiye dayanıldığı.

ÖnemliNeden önemli

Kararın gerçek gerekçesi burada görünebilir; itiraz buna göre yazılır. Dosya inceleme

DikkatHer not gösterilmez

Bazı iç notlar inceleme dışında tutulabilir; gerekçesi istenir. Gösterilmeyen yazılar

Telefon kaydı

Telefonda söylenenler burada kayıt altına alınmış olabilir. Yazılı sorma

Notun hukuki değeri

Dosya notu, idari usulün yazılılık ilkesinden doğar: makam, kararı etkileyen her bilgiyi (telefon görüşmesi, şahsen başvuru, başka makamla görüşme, dosya incelemesi, iç değerlendirme) tarih, görevli adı ve içerikle dosyaya kaydeder; kayıt yoksa bilgi “dosyada yok” sayılır ve mahkeme, makamın anlattığı ama not düşmediği görüşmeyi kanıt saymaz. Notun kendisi idari işlem değildir ve itiraz edilemez; ama itiraz ve dava dilekçesinde nota atıf yapılır (“Aktenvermerk vom …, Bl. 23”). Yanlış içerikli not (kişinin söylemediği bir beyan) düzeltme talebiyle (veri koruma tüzüğü md. 16) düzeltilir ya da karşı beyan dosyaya konur. Görevlinin kişisel kanaati içeren notlar (“Antragsteller wirkte unglaubwürdig”) iç çalışma notu sayılabilir ve inceleme dışında tutulabilir; ama karar buna dayanıyorsa gösterilmesi gerekir.

Türk başvuranın dosyasında sık görülen notlar

Vatandaşlık ve yabancılar dairesi dosyalarında sık rastlanan notlar: “Urkunden zur Überprüfung an die Botschaft Ankara gesandt” (belgeler doğrulama için Ankara büyükelçiliğine gönderildi), “telefonische Rücksprache mit dem Arbeitgeber” (işverenle telefon görüşmesi), “Sprachkenntnisse im Gespräch ausreichend” (görüşmede dil bilgisi yeterli), “Vorsprache mit Dolmetscher” (tercümanla şahsen başvuru); bunlar kararın gerekçesini açıklar ve belge doğrulaması notu, işlemin neden aylarca sürdüğünü gösterir. Kişi, dosya incelemesinde notu görüp yanlışsa yazılı karşı beyan verir. Türk idari usulünde dosya notu kurumu daha zayıftır ve Türk okuyucu için çevirmen notu bunu belirtir. Çeviride “Aktenvermerk” için “dosya notu”, “Vermerk” için “not”, “Vorsprache” için “şahsen başvuru”, “Rücksprache” için “görüşme (danışma)”, “Bl.” için “yaprak” kullanılır; notun tarihi, görevli kısaltması ve içeriği aynen aktarılır ve kişisel kanaat ifadeleri yumuşatılmaz.