Makamla yazışmada üslup ve biçim

İçerik doğru olsa bile biçim yanlışsa yazı geç okunuyor.

ÖnemliDört kural

Kısa — bir sayfa yeter.
Numaralı — dosya numarası üstte.
Tarihli — her yazı tarihlenir.
Tek konu — iki ayrı konu iki ayrı yazı olur. Dilekçede ne bulunmalı

DikkatDuygusal dil işe yaramaz

Şikâyet ve serzeniş, dosyayı hızlandırmaz. İşe yarayan şey somut talep ve somut tarihtir.

Ek listesi

Ekler numaralandırılır ve yazının sonunda listelenir. Ek listesi

Gönderim kanıtı

E-posta ile başvuru

Konu satırını kurmak

Konu satırı, yazının hangi dosyaya gireceğini belirler ve üç öge taşır: işlemin adı, dosya numarası ve yazının türü. Örnek bir kurulum şöyledir: işlemin adı yazılır, altına dosya numarası konur, en alta “Widerspruch” ya da “Antrag auf Fristverlängerung” gibi tür yazılır. Birden çok kişi varsa adlar ve doğum tarihleri de eklenir, çünkü aynı soyadı taşıyan dosyalar karışır. Önceki yazıya cevap veriliyorsa o yazının tarihi ve varsa numarası da konu bloğuna girer. Bu blok doğru kurulduğunda yazı, evrak biriminden doğrudan ilgili görevliye gider ve gün kaybı olmaz.

Türkiye’den gönderimde kanal seçimi

Posta en güvenli kanaldır ve gönderim kanıtı için takip numaralı hizmet seçilir; uçuş ve gümrük nedeniyle varış bir haftayı aşabilir, bu yüzden süre biterken tek başına postaya güvenilmez. E-posta hızlıdır ama her makamda geçerli sayılmaz ve bazı işlemlerde imza gerektiği için kabul edilmez; gönderilecekse makamın kendi yazısında verdiği adres kullanılır ve okundu bilgisi istenir. Faks hâlâ bazı makamlarda geçerli sayılır ve gönderim raporu kanıt değeri taşır. En sağlam yol, süre biterken e-posta ya da faks ile ön nüsha göndermek ve aynı gün postaya vermektir; iki kanalın kaydı birlikte saklanır.