Belge saklama ve arşiv: sık sorulanlar
Neyi ne kadar saklamak gerekir, hangi belge yerine konamaz, kopya ne işe yarar.
Arşiv soruları, yıllar sonra kurtaran ya da batıran şey.
Neyi hiç atmamalı?
Ömür boyu saklananlar · Ne zaman atılır
Kurum arşivi yeterli değil mi?
Saklama süreleri sınırlıdır. Dosya kapandıktan sonra
Kopya işe yarar mı?
Aslın yerine geçmez ama numara ve tarih taşır. Kopya saklama
Nasıl taranmalı?
Tarama ayarları · Dijitalleştirme
Nasıl düzenlenmeli?
Kaç yıl sonra sorulur?
Eski pasaport
Saklama sürelerini belirlemek
Her belgenin saklama süresi aynı değildir ve üç gruba ayrılır. Ömür boyu saklananlar: nüfus belgeleri, diploma ve sınav belgeleri, iş sözleşmeleri ve iş belgeleri, sigorta kartı ve dökümler, oturum ve vatandaşlık kararları, emeklilik kararları, tapu ve miras belgeleri. Uzun süre saklananlar: vergi belgeleri, kira sözleşmeleri ve yan gider dökümleri, garanti ve fatura belgeleri. Kısa süre saklananlar: günlük yazışmalar, reklam ve bilgilendirme yazıları. Şüphe hâlinde saklamak atmaktan daha ucuzdur, çünkü yeniden temin çoğu zaman mümkün olmaz.
Belgeler ve mirasçılar
Bir kişinin belgeleri, kendisinden sonra da işe yarar: emeklilik ve dul yetim aylıklarında çalışma geçmişi, miras dosyalarında mal varlığı ve borç kayıtları, sigorta taleplerinde poliçe ve prim belgeleri aranır. Bu yüzden arşivin nerede olduğu ve neleri içerdiği aile içinde bilinir; klasörün ilk sayfasına kısa bir içindekiler listesi konur. Dijital kopyalar için erişim bilgisi güvenli biçimde bırakılır. Türkiye’ye taşınmış ailelerde belgeler çoğu zaman iki ülkede dağılır; bir araya toplanması ve tek bir klasörde tutulması sonraki dosyaları kolaylaştırır.