Tarama mı, fotokopi mi, onaylı kopya mı

"Taradım, gönderdim" adımı işlemi başlatabilir ama bitirmeye yetmeyebilir.

Üç biçim

• Tarama — elektronik; ön inceleme için kabul edilebilir.
• Basit kopya — onaysız fotokopi.
• Onaylı kopya — aslına uygunluğu tasdikli.

DikkatKabartma mühür taramada kaybolur

Kabartma mühür ve bazı güvenlik unsurları kopyada görünmez. Bu, belgenin gerçekliğinden şüphe gerekçesinin en sık teknik nedenidir. Gerçeklikten şüphe · İmza ve mühür

ÖnemliHangi aşamada ne

Ön inceleme taramayla ilerleyebilir; karar aşamasında asıl ya da onaylı kopya istenir. Bu yüzden asıl belge yola çıkarılmadan önce ne isteneceği sorulur.

Aslı gönderilirse

Asıl belge posta ile gönderildiğinde kaybolma riski vardır ve yeniden alınması aylar sürebilir. Takipli gönderi kullanılmalıdır.

İlgili

Asıl ile onaylı kopya · Onaylı biçimde değil

Tarama yaparken teknik kurallar

Makama gönderilen taramanın kabul edilmesi için birkaç basit kurala uyulur: belge düz bir zemine konur ve tarayıcı kullanılır, telefonla çekilecekse gölge ve eğiklik olmadan çekilir; renkli taranır, çünkü mühür ve damgaların rengi bilgi taşır; sayfa kenarları kırpılmaz, çünkü kenar şerhleri ve numaralar orada bulunur; arka yüzler boş görünse de taranır; çok sayfalı belge tek bir dosyada ve sayfa sırasıyla birleştirilir; dosya adına belge adı ve tarih yazılır. Çok yüksek çözünürlük dosyayı büyütür ve posta kutusunu aşar, bu yüzden okunurluğu bozmayan bir boyut seçilir.

Gönderirken veri güvenliği

Belgeler kişisel veri taşır; sağlık raporu, adli sicil kaydı ve mahkeme kararı ise özel nitelikli veridir. Bu yüzden gönderim kanalı seçilirken dikkat edilir: kurumun kendi güvenli portalı varsa tercih edilir, e-posta kullanılacaksa dosya parolayla korunur ve parola ayrı kanaldan iletilir, ortak kullanılan bilgisayarlarda dosya kopyası bırakılmaz. Belgeler hiçbir ücretsiz makine çeviri ya da yapay zekâ servisine yüklenmez; bu, hem gizlilik hem hukuka aykırı yurt dışı aktarım sorunu doğurur. Çeviri gerekiyorsa gizlilik yükümlülüğü altındaki bir çevirmene verilir ve teslim kanalı baştan kararlaştırılır.