İmza ve mühür: belgenin resmîliğini taşıyan iki öge

Bir belgeyi "resmî" yapan şey metni değil, altındaki iki ögedir.

İkisi ayrı şey söyler

• İmza — belgeyi düzenleyen kişiyi gösterir.
• Mühür (Dienstsiegel) — makamı gösterir; üzerinde makamın adı ve çoğu zaman bir arma bulunur.

ÖnemliÇeviride ikisi de tarif edilir

Yeminli çeviri, mührün metnini ve imzanın varlığını belirtir: "yuvarlak mühür: … " biçiminde. Okunamayan mühür "okunamıyor" diye not edilir; tahmin edilmez.

Kabartma mühür

Bazı belgelerde mühür kabartmadır ve fotokopide görünmez. Bu, kopyanın asıl yerine geçmemesinin başlıca nedenlerinden biridir. Asıl ile onaylı kopya

İmzasız resmî belge

Elektronik üretilen bazı belgelerde imza yerine ibare ya da doğrulama kodu bulunur; bu eksiklik değildir. gez. ibaresi

Apostil ile ilişkisi

Apostil, belgedeki imza ve mührün gerçekliğini doğrular; içeriği doğrulamaz. Apostil neyi doğrular

İmza kimin adına atılmış

Alman belgelerinde imzanın önünde çoğu zaman kısa bir ibare bulunur ve imzanın hangi sıfatla atıldığını gösterir. Görev gereği başkası adına atılan imza ile temsilen atılan imza farklı ibarelerle yazılır; imzalayanın adı ile birimin adı da altına eklenir. Bazı belgelerde imza yerine yalnız imzalayanın adı yazılır ve önünde imzalanmış olduğunu bildiren bir kısaltma bulunur. Bu ayrıntılar çeviride korunur, çünkü belgeyi kimin hangi yetkiyle imzaladığı sonradan tartışma konusu olabilir ve apostilin doğruladığı şey de tam olarak budur.

İmza yoksa ne yapılır

İmzası bulunmayan bir belge her zaman eksik değildir: elektronik üretilen yazılar ve bilgisayardan alınan dökümler imza taşımaz, onların yerine bir açıklama satırı ya da doğrulama kodu bulunur. Belgede böyle bir satır varsa aynen çevrilir ve imzanın neden bulunmadığı görünür hâle gelir. Buna karşılık imza taşıması beklenen bir belgede imza yoksa, örneğin bir karar örneğinde ya da bir onay yazısında, belge sunulmadan önce düzenleyen makamdan imzalı nüsha istenir. İmzasız nüshadan yapılan çeviri de aynı eksikliği taşır.