Suret tasdikinde noter kusurları şerhe yazmak zorunda
Noter aslın türünü tespit eder; belgede boşluk, çizinti, ekleme ya da silinti izi varsa bunu şerhte belirtmek zorundadır.
Şerhteki o fazladan cümle uyarıdır, süs değil.
Önce aslın türü tespit edilir
Noter, kendisine sunulanın asıl nüsha mı, çıkarma mı, tasdikli suret mi yoksa adi suret mi olduğunu tespit etmek zorundadır. Bu, şerhte görünür.
DikkatKusurlar şerhe yazılır
Belgede boşluk, çizinti, ara ekleme, değişiklik, okunmaz kelime ya da silinti/kazıntı izi varsa; ya da çok yapraklı belgenin bütünlüğü bozulmuşsa, bu şerhte belirtilmelidir.
ÖnemliÖzet suretlerde ek yükümlülük
Suret belgenin yalnız bir bölümünü içeriyorsa, şerhte özetin konusu belirtilir ve belgenin o konuda başka hüküm içermediği şehadet edilir.
Neden çeviride kritik
Bu notlar çeviride düşerse, karşı taraf belgeyi kusursuz sanır. Sonradan asıl görüldüğünde güven kaybı doğar. Onaylı suret · Asıl ile onaylı kopya
Kusur notu belgeyi geçersiz kılar mı
Şerhteki kusur notu, belgenin geçersiz olduğu anlamına gelmez; yalnız asılda görülen durumu kayda geçirir. Elle yapılmış bir düzeltme, boş bırakılmış bir alan ya da soluk bir bölüm birçok belgede olağandır ve düzenleyen makamın paraflaması varsa sorun çıkarmaz. Kabul eden makam bu notu okuyup belgeyi yine de değerlendirir. Buna karşılık silinti ve kazıntı izi ile bütünlüğü bozulmuş yapraklar daha ağır not sayılır ve ek inceleme doğurabilir. Notun ne dediği çeviride tam olarak aktarılır, yorum eklenmez.
Belge yıpranmışsa
Asıl belge yırtılmış, nemlenmiş ya da bir bölümü okunamaz hâle gelmişse, suret almadan önce yeni bir asıl talep etmek genellikle daha hızlıdır; nüfus ve okul kayıtları gibi kayda dayanan belgeler yeniden düzenlenebilir. Yeniden düzenleme mümkün değilse, kusurlar şerhe yazılacağı bilinerek suret alınır ve dosyaya bir açıklama yazısı eklenir. Eski tarihli belgelerde bu durum sıktır. Belge hiç düzeltilmeye çalışılmaz: yapıştırma, üzerinden geçme ve temizleme girişimleri kusurun ağırlaşmasına ve gerçeklik incelemesine yol açar.