Amtlich beglaubigt ile notariell beglaubigt farkı
Tuzak terimler
Resmî onay bir kamu dairesince, noter onayı bir noterce yapılır. Alman makamlarının çoğu resmî onayı kabul eder ve noter onayı gereksiz masraf olabilir.
Türkiye’de “onay” denince akla noter gelir. Almanya’da ise pek çok onay ücretsiz ya da çok ucuz biçimde bir kamu dairesinde yapılabilir.
Amtliche Beglaubigung — resmî onay
Belediye, Bürgeramt, okul idaresi, kilise ya da yetkili başka bir kamu dairesi tarafından yapılır. Onay mührü Dienstsiegel taşır. Alman makamlarının çoğu bunu ister ve yeterli görür.
Notarielle Beglaubigung — noter onayı
Noter tarafından yapılır, ücretlidir ve genellikle yalnız hukuki işlemler için gerekir: şirket işlemleri, tapu, vekâletname, miras beyanları.
Para kaybettiren hata
Denklik ve üniversite dosyalarında makam “amtlich beglaubigte Kopie” yazar; kişi notere gider ve gereksiz ücret öder. Belgede hangisinin istendiğini okumak yeterlidir.
Türkiye tarafında
Türk makamları genellikle noter onayı ister; Alman resmî onayı Türkiye’de her zaman yeterli sayılmaz. Yön değiştiğinde kural da değişir.
Resmî onayı kim yapabilir
Resmî onay yetkisi kanunla belirlenir (VwVfG § 33 ve eyalet düzenlemeleri) ve şu birimlerde bulunur: belediye vatandaşlık büroları, ilçe idareleri, mahkeme kalemleri, eyalet ve federal makamlar, resmî mühür taşıyan okul ve üniversite idareleri, kamu tüzel kişisi kiliseler, konsolosluklar. Bu birimler kural olarak yalnız kendi düzenledikleri belgeleri ya da bir kamu makamına sunulacak belgeleri onaylar; özel bir işleme sunulacak belge (banka, işveren, yurt dışı şirket) için noter gerekir. Onay şerhi resmî mühür (Dienstsiegel, kartuş biçiminde ve kurum adıyla) taşımalıdır; lastik kaşe yeterli sayılmaz. Noter onayı her yerde geçerlidir ve yurt dışına gidecek belgede apostil noter imzasına vurulur; belediye onayına vurulacak apostil ise başka bir makamdan alınır ve zincir uzar.
Apostil zincirini kısaltmak
Türkiye’ye gidecek Alman belgesinde apostili veren makam, belgeyi düzenleyen kuruma göre değişir: mahkeme ve noter belgelerinde bölge mahkemesi başkanlığı, nüfus dairesi ve belediye belgelerinde ilçe idaresi ya da bölge hükümeti, eyalet makamlarının belgelerinde eyalet içişleri bakanlığı, federal makamların belgelerinde federal idare dairesi. Belge noterce düzenlenmişse zincir kısadır: noter ve tek apostil. Belediyede onaylanmış bir kopya için ise önce onayın kendisi apostillenir ve Türk makamı, apostilin hangi imzaya vurulduğuna bakar; kopyaya vurulan apostil bazı Türk makamlarınca yetersiz bulunur, bu yüzden aslın ya da noter onayının apostillenmesi tercih edilir. Çeviride “amtlich beglaubigt” için “resmî onaylı”, “notariell beglaubigt” için “noter onaylı”, “öffentlich beglaubigt” için “kamusal onaylı”, “Dienstsiegel” için “resmî mühür”, “Apostille” için “apostil” kullanılır.