Genel kurul: sanal toplantı ve imzasız karar

Genel kurulun salonda yapılması artık şart değil.

ÖnemliGündem çağrıda yazılmalı

Bir kararın geçerli olması için konunun çağrıda belirtilmiş olması gerekir. Gündemde olmayan konuda alınan karar sakattır — Türk derneklerinde en sık yapılan usul hatası budur.

Çoğunluk: verilen oylar

Karar, verilen oyların çoğunluğuyla alınır — üye sayısının değil. Çekimserler bu hesabı değiştirir.

Hibrit ve sanal toplantı

Çağrıda öngörülürse üyeler toplantı yerinde bulunmadan elektronik iletişimle katılabilir. Üyeler, gelecekteki toplantıların sanal olarak da çağrılabilmesine karar verebilir. Çağrıda hakların elektronik olarak nasıl kullanılacağı yazılır.

ÖnemliToplantısız karar

Bütün üyeler karara Textform’da onay verirse, toplantı olmadan da geçerli karar alınabilir — ıslak imza gerekmez. Textform

Tüzük değişikliği ayrı

Tüzük değişikliği

Toplantı tutanağı

Tutanak, toplantının yerini, tarihini, çağrının usule uygun yapıldığını, katılan üye sayısını, gündem maddelerini, her karar için oy dağılımını ve seçilen kişilerin ad, doğum tarihi ve adresini içerir; tutanağı toplantı başkanı ve yazman imzalar, tüzük başka imza istiyorsa ona uyulur. Sanal toplantıda katılan üyelerin listesi ve elektronik oylamanın sonucu tutanağa eklenir. Yönetim kurulu değişikliği ve tüzük değişikliği sicile ancak bu tutanakla bildirilir; sicil mahkemesi, çağrıdaki gündemi de ister. Eksik tutanak, tescili aylarca geciktirir.

Türk dernekleri için sık sorunlar

Türkçe yürütülen genel kurulun tutanağı sicil için Almanca yazılmalı ya da yeminli çevirisi eklenmelidir; iki dilli tutanak en pratik çözümdür. Tüzükte yazan çağrı süresine ve çağrı biçimine (mektup, e-posta, ilan) uyulmazsa kararlar iptal edilebilir; sicil mahkemesi bunu kendiliğinden inceler. Üye listesi güncel tutulmalıdır, çünkü çağrının bütün üyelere ulaşması gerekir. Sanal katılım için tüzük değişikliği gerekmez, ama yönetim kurulu çağrıda bunu açıkça yazmalıdır. Türkiye’deki üyeler sanal toplantıya katılabilir ve oy kullanabilir; bu, Türk dernekler kanunundaki yurt dışı üye kısıtlamalarından bağımsızdır, çünkü dernek Alman hukukuna tabidir.