Makamın hatırlatma yazısı
Alman belgeleri
Daha önce istenen bir şeyi hatırlatır ve çoğu zaman son süre verir.
İkinci yazı geldiyse ilk süre çoktan işlemiş.
Ne anlatır
Daha önce istenen bilgi ya da belgenin gelmediğini ve yeni bir süre verildiğini. İşbirliği talebi
Dikkatİlk yazı ulaşmamış olabilir
Adres sorunu varsa ilk yazıyı görmemiş olabilirsiniz; bu, yazılı olarak bildirilir. Eski adres
ÖnemliSon süre
Bu yazıdaki süre çoğu zaman son süredir; sonucu ağırdır. Geri çekilmiş sayıldı
İlgili
Yazının dili ve sonucu
Hatırlatma yazısı, ilk yazıya atıfla başlar (“mit Schreiben vom … hatten wir Sie gebeten”), eksik belgeyi tekrar sayar, yeni bir süre koyar ve sonucu yazar: sosyal kurumda edimin reddi ya da kesilmesi (SGB I § 66), yabancılar dairesinde başvurunun reddi ya da mevcut iznin uzatılmaması, vatandaşlık dairesinde işlemin durdurulması, denklik makamında başvurunun dosyadan düşürülmesi, vergi dairesinde tahmin kararı (Schätzung, AO § 162) ve gecikme cezası, mahkemede süre sonrası sunulan belgenin dikkate alınmaması. Bazı kurumlar hatırlatmayı e-posta ya da portal mesajıyla gönderir. Hatırlatma, kanunen zorunlu değildir; ilk yazıdaki süre geçmişse kurum doğrudan karar verebilir, ama iyi idare ilkesi ve orantılılık gereği çoğu kurum bir kez hatırlatır. İkinci hatırlatma nadirdir.
Türkiye’den belge bekleyen için
Hatırlatma geldiğinde istenen Türk belgesi henüz alınmamışsa, süre dolmadan kuruma yazılı ara cevap gönderilir: hangi Türk makamına ne zaman başvurulduğu (e-Devlet çıktısı, konsolosluk randevu onayı, apostil başvuru makbuzu) ve tahmini tarih; kurum bu kanıtla süreyi uzatır ve edimi kesmez, çünkü gecikme kişinin kusuru değildir. Belgenin bir bölümü hazırsa hemen gönderilir ve kalan bildirilir. Türkiye adresine gelen hatırlatmada posta süresi hesaba katılır ve cevap e-posta ile de gönderilir, ardından posta ile aslı. Çeviride “Erinnerungsschreiben” için “hatırlatma yazısı”, “Erinnerung” için “hatırlatma”, “letztmalig” için “son kez”, “Nachfrist” için “ek süre” kullanılır ve sonuç cümlesi ile süre aynen aktarılır; “Mahnung” (alacaklı hatırlatması) ile karıştırılmaması için çevirmen notu “makamın hatırlatması” ibaresini ekler.